Elektronik belge; bilgisayar ortamında oluşturulmuş, bilgisayar ortamında güvenlik altına alınmış, oluşturulduğu tarihte, belgeyi oluşturan kişi tarafından elektronik bir araç ile imza edilmiş ve yine elektronik ortam aracılığıyla alıcısına ulaştırılmış olan belgelerdir[1].
“Elektronik Belge” Nedir? Nasıl tanımlanmaktadır? Özellikleri ve Faydaları Nelerdir?
“Elektronik belgeden, elektronik ortamda sayısal olarak kodlanmış şekilde bulunan elektronik veriler kastedilmektedir”[2].
Türk Dil Kurumu’nda belgenin tanımına yer verilirken henüz elektronik belge ile ilgili bir tanıma yer verilmemektedir. Medeni usul hukukunda da elektronik belge için kapsamlı bir tanıma yer verilmemiş ve elektronik imza ile imza edilmiş olan belgeler olarak kısaca nitelendirilmektedir.
“Elektronik belge, bilgisayar programları aracılığıyla oluşturulan, manyetik ya da optik bir ortamda depolanan, bilgisayar belgelerdir”[3].
“Elektronik araçlar vasıtasıyla oluşturulan, iletilen, saklanan, kişi ya da kurumların belli bir konudaki beyanını veya bir olguya tanıklık eden verileri içeren, yazı-resim gibi nesnelerin bir araya gelmiş bir bütünü olarak tarif edilebilir. Word, pdf, html, xml vs. gibi farklı formatta oluşturulmuş dosyaların kişi veya kurumları bağlayıcı nitelik kazanması için kendisini gönderen kişi tarafından elektronik ortamda imzalanması gerekmektedir. Elektronik belgelerin hukuksal anlamda belge olarak nitelenebilmesi için taşıdıkları imzaları ve belge bütünlüğünü teyit eden elektronik noter niteliğinde üçüncü güvenilir taraf olarak da adlandırılan onay otoritelerine ihtiyaç vardır. Kısacası elektronik belge bir onay otoritesi tarafından taşıdığı imzanın doğruluğu ve içeriğinin orijinal olduğu teyit edilmiş olan, herhangi bir bilgisayar programı vasıtasıyla oluşturulmuş bir dosya olarak tanımlanabilir”[4].
*E-Belge Özellikleri[5] :
o Görüntülenebilmelidirler.
o Kopyalanamaz, silinemez ve üzerinde tahrifat yapılamaz düzeyde güvenli olmalıdır.
o Geçerliliği ve güvenliği kanıtlanması için dijital olarak imzalanmış olmalıdır.
o Diğer kullanılmakta olan form ve formatlara uygun olmalı, kolay erişilebilir olmalı ve diğer tip programlar ile uyum içinde çalışabilmelidir.
o Üzerindeki her türlü çalışma kayıt edilerek, raporlanabilir durumda olmalıdır.
o Hukuksal geçerliliği olmalıdır. Elektronik imza geçerliliği hükümlerine ve sözleşmelerine bağlı olarak imza edilmeli ve e-imza geçerliliği olmayan ülkeler de geçerli sözleşmeler ile bağlamalar sağlanmalıdır.
o Şekil şartları ile uluslararası standartlara uygunluk sağlamalıdır.
o Kullanılmakta olan e-belge kullanıcı taraflarına eş zamanlı erişim sağlayabilmelidir.
*E-Belgelerin Faydaları[6] :
o Maliyetin Düşmesi
o İşlem sürelerinin kısalması
o Uygulama Farklılıklarının Ortadan Kalkması
o Kullanılabilirliğin Artması
o İnsan Faktörünün Etkisinin Azalması
o Arşiv Maliyetlerinin Ortadan Kalkması
o Ekonominin Kayıt Altına Alınması
o Sahteciliğin Önlenmesi
o Karmaşık Ödeme Yöntemlerinin Ortadan Kalkması
o Belge sayısının Azalması
o Ticari Bilginin Edinilmesinin Kolaylaşması
o Ticaret Hacminin Artması
o Maliyetlerin Önceden Öngörülebilir Olması
o Dil Farklılıklarının sorun olmaktan çıkması
E- Belgelerin Kullanım Alanı:
Elektronik Belgeler, günümüz dijital ekonomisinin hemen her noktasında kullanılmaktadır. Örneğin günümüzde dış ticarette ürünlerin pazarlanmasında klasik kanalların yanında internet üzerinden pazarlama yoğun şekilde kullanılmaktadır. Artık satıcıların vitrinlerini web siteleri oluşturmaktadır. Hatta pek çok üretici, ihracatçı ve ithalatçı firmalar, alım-satımını yapacakları ürünlerin nasıl üretildiğini internet aracılığı ile çevrimiçi olarak canlı izleme olanaklarına sahipler. Teknolojinin bu kadar ilerlediği bir dönemde uluslararası ticaret ortamında alım-satım sözleşmeleri, banka ödemeleri, satışa konu olan malın sigorta poliçeleri, nakliye esnasında kullanılacak olan belgeler gibi evrak yoğunluğu yaşanan ve dakikaların hesaplandığı bu ortam da elektronik belgeler daha çok oranda kullanılmalıdır.
Dış ticaret belgelerinin dayandığı hukuksal kaynaklar[7]:
o Uluslararası anlaşmalar (Örnek: GATT).
o Uluslararası taşımacılık kuralları (Örnek: Denizcilik ve Taşımacılık Kanunu)
o Ulusal taşımacılık kuralları (Örnek: ABD ulusal taşımacılık kuralları, COSGA)
o Ulusal ticari kanunlar (Örnek: Borçlar Kanunu , Türk Parasının Kıymetini Koruma Hakkında Kanun)
o Ulusal dış ticaret genelgeleri, gümrük ve kambiyo mevzuatları
o Uluslararası ticari kural ve teamüller (Örnek: INCOTERMS 2010)
Türk Hukukunda Elektronik İmza Nasıl Tanımlanmıştır?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda elektronik imzanın tanımında model olarak alınan Avrupa Birliği Direktifinde (md.2) elektronik imza, “başka bir elektronik veriye eklenen veya onunla mantıksal bağlantısı bulunan, kimlik teşhisine yarayan elektronik formda bulunan veriler” olarak tanımlanmıştır[8] .
5070 sayılı kanun ile kabul edilen e-imza bir takım şekil kuralları ile düzenlenmektedir. Bu gerekçe ile de dört tip olarak sınıflandırılmaktadır.
o Basit Elektronik İmza
Avrupa Birliği direktifine uygun olarak bilgisayar ortamında dijital olarak kodlanarak imza oluşturulması, biyometrik bir okuyucu vasıtasıyla oluşturulmuş olması, ıslak imzalı kâğıt bir dokümanın taranarak dijital ortama taşınması ya da tablet bilgisayarların kalemleri ile atılmış imzalar basit anlamda elektronik imza kapsamında incelenmektedirler.
o Gelişmiş Elektronik İmza
Geliştirilmiş elektronik imzalar ise sadece bir belgenin elektronik olarak imzalanıp belge sayılmasından öte şekil şartları ile desteklenmesi olarak açıklanmaktadır. Şekil şartları belgenin bütünlüğü ve belgeyi imza edenin kimlik doğrulamasının gerekliliğini sağlamaktadır.
o Güvenli Elektronik İmza
Güvenli elektronik imza, Avrupa Birliği direktiflerine uygun olarak tasarlanmış olmalıdır. ‘Kişinin özel imzası olmalı ve belgenin bütünlüğünü sağlamalıdır’ şekil şartlarının yanı sıra güvenli de olmalıdır. Güvenli elektronik imza el yazısı ile atılmış bir imza ile eş değerde olacak ve yargılamada delil olarak geçerlilik gösterebilmektedir. Avrupa Birliği direktifleri doğrultusunda da Türk Hukukunda ‘güvenli elektronik imza’ kavramına geçilmiştir.
Şekil şartları aşağıda listelenmektedir[9] :
a) Kişiye özel olmalıdır.
b) Kişinin kendisine tahsis edilmiş olan bir elektronik imza aracı ile oluşturulmuş olmalıdır.
c) İmza sahibinin kimlik tespiti nitelikli sertifikaya dayanmalıdır.
d) Elektronik imza ile imza edilmiş olan belge üzerinde bir değişiklik yapılıp yapılmadığının kontrolünü sağlamalıdır.
o Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (ESHS) Tarafından Verilen İmza
Avrupa Birliği direktifleri doğrultusunda akreditasyon firmalarına elektronik imza dağıtma yetkisi verilmektedir.(Aba md.2 M:13) Akreditasyon kuruluşlarınca güvenli ve sertifika karşılığında verilmekte olan elektronik imzalar için hukukumuzda ayrı bir madde söz konusu değildir. Akredite edilmiş olarak elektronik imzalar tıpkı güvenli elektronik imza kapsamının şekil şartları ile aynı şekil şartlarına haiz olmalıdır.
Dış Ticarette Elektronik Belge
Dış ticaret işlemlerinde elektronik belgelerin kullanılması hem Türkiye hem de yabancı ülkeler ile aramızdaki ilişkiler açısından da önemlidir. Elektronik belge kullanımı küresel anlamda (dünya çapında) olumlu bir gelişmedir. Elektronik belge Dünya ticaret hacminin artmasını sağlamakta ve işlem süreçlerinin kısalması ile birlikte maliyetlerin de düşmesini sağlamaktadır[10].
Kâğıt belgeler ile elektronik belgelerin oluşturulmasındaki iş süreçlerinin farklılık göstermektedir. Kâğıt belge uygulamalarında yıllardır süre gelen alışkanlıklar ve kişisel iş becerileri yer almaktadır. Elektronik belge düzenlemede ise iyi derecede bilgisayar kullanmayı bilen bireylerin varlığı yeterli olmaktadır. Çünkü elektronik belgeler aynı zamanda işlem akışlarını ve onay mekanizmaları için özel olarak programlandıklarından hata oranı en aza indirilmektedir.
Farklı ülkeler ve farklı ülkelerin kendi iç tüzükleri ile oluşturdukları farklı iş süreçleri (karmaşık düzen) mevcuttur. Her ülkenin kendine özel yasaları ve bu yasalara bağlı oluşmuş kültürleri mevcuttur. Ülkeler arasındaki bu farklılıklar ortak platforma birleşilmek istediğinde karmaşık bir düzene sebep olmaktadır.
Elektronik belge ile ticaret yapmak için uluslararası standartlar tam olarak belirlenmemiştir. Milletlerarası Ticaret Odası tarafından belirlenmiş olan taşıma şekilleri standartları gibi ticaretin de standartlarının oluşturulması gerekmektedir. Bankalar yatırım yapmak için müşteri talebinin artmasını beklemektedir. Ekonomik olarak gelişme sağlanabilmesi için bankaların bu konuya kaynak ayırmaları gerekmektedir.
Türkiye’de dış ticarette kullanmakta olduğumuz elektronik uygulamaların gümrük, tır ve havayolu taşıma belgesi ile sınırlı kaldığı görülmüştür. Türkiye de kâğıt olarak kullanılmakta olan belgelerin; Faturalar, taşıma belgeleri, sigorta belgeleri, finansal belgeler, uygunluk belgeleri, dolaşım belgeleri ve diğer belgeler olarak sınıflandırılmış ve yaklaşık olarak 33 adet olduğu tespit edilmiştir. Kullanılmakta olan kâğıt belgeler yerine tek pencere sistemi ya da bütün dış ticaret işlemlerinin yapılmakta olduğu kurum ve kuruluşların üye olduğu bir dış ticaret platformun olsa bu kadar çok belgenin düzenlenmesi gereği de ortadan kalkacaktır.
Dipnotlar:
Konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. http://www.onikilevha.com.tr/yayin/889/uluslararasi-ticarette-elektronik-belgeler-ve-e-imza ↩︎
Erturgut, M. (2003). Elektronik İmza Kanunu Bakımından E-Belge ve E-İmza. Bankacılar Dergisi(48), 66. ↩︎
Alır, G. (2008, 06 18). E-Türkiye Uygulamaları:Elektronik Belge Yönetimi ve Üst Veri. Doktora Tezi. Ankara, Ankara, Türkiye: Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı. ↩︎
Civelek, M. E., & Sözer, E. G. (2003). İnternet Ticareti: Yeni EkoSosyal Sistem ve Ticaret Noktaları. İstanbul: Beta Basım. ↩︎
Civelek, M. E., & Sözer, E. G. (2003). İnternet Ticareti: Yeni EkoSosyal Sistem ve Ticaret Noktaları. İstanbul: Beta Basım. ↩︎
Özalp, A. (2014). Dış Ticarette Yeni Ödeme Yönetemi BPO'nun Kullanılması. İstanbul: Türkmen Kitabevi. ↩︎
Civelek, M. E., & Sözer, E. G. (2003). İnternet Ticareti: Yeni EkoSosyal Sistem ve Ticaret Noktaları. İstanbul: Beta Basım. ↩︎
Erturgut, M. (2003). Elektronik İmza Kanunu Bakımından E-Belge ve E-İmza. Bankacılar Dergisi(48), 66. ↩︎
Erturgut, M. (2003). Elektronik İmza Kanunu Bakımından E-Belge ve E-İmza. Bankacılar Dergisi(48), 66. ↩︎
Civelek, E. M., Çemberci, M., & Uca, N. (2015). e-UCP and Electronic Commerce Investments: e-Signature and Paperless Foreign Trade. Eurasian Academy of Sciences Eurasian Business and Economics Journal, 60-70. ↩︎
