I. Giriş
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesine göre, her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.
Tacirlerin tuttukları ticari defterlerin hiç veya usulüne uygun olarak tutulmamış olması, hukuki uyuşmazlıklarda bu defterlerin tacir lehine delil niteliği taşıyıp taşımaması açısından önemli bir yere sahiptir. Ancak, ticari defterlerin kapanış onayının (ara tasdik-onay yenilme işleminin) yaptırılması yalnızca sahibi lehine delil teşkil etmesi açısından önemli değildir. Kapanış onayının yaptırılması tacirler için; zayi belgesi alınabilmesi, para cezasına muhatap olmamak, taksirli müflis sayılamamak ve konkordato taleplerinin kabul edilebilmesi açısından da çok büyük önem arz etmektedir.
Bu makalede limited şirketlerde tutulması zorunlu olan “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” açısından kapanış onayı (ara tasdik-onay yenileme işlemi) yaptırılmasının zorunlu olup olmadığı ve kapanış onayının (ara tasdik-onay yenileme işleminin) yaptırılmamasının sonuçları üzerinde durulacaktır.
II. Limited Şirketlerde Tutulması Gereken Defterler
Limited şirketlerde; 1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri ve 5) Pay Defteri tutulması zorunludur (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Madde 4).
Limited şirketlerde eski 6762 sayılı Ticaret Kanunu döneminde tutulan ve halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir. (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Geçici Madde 3/2) Aynı şekilde mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Geçici Madde 3/1)
III. Limited Şirketlerde Müdürler Kurulu Karar Defteri Tutulması
Limited şirketlerde müdürler kurulu karar defterinin tutulması kesin bir zorunluluk değildir. Limited şirketler, tercihe bağlı olarak iki ayrı defter şeklinde hem müdürler kurulu karar defteri hem de genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutabilirler. Bu durumda limited şirket müdürler kurulu (müdür) kararları müdürler kurulu karar defterine; genel kurul kararları ise genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir.
Öte yandan müdürler kurulu karar defteri tutmak istemeyen limited şirketler, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yerine tek bir defter (genel kurul toplantı ve müzakere defteri) tutabilirler. Bu durumda limited şirketin hem müdürler kurulu (müdür) kararları hem de genel kurul kararları, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Madde 11/4).
Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterler Tebliğinin 10. maddesinin 2. fıkrasında (Karar defterindeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Karar tarihi, b) Karar sayısı, c) Toplantıda hazır bulunanlar, ç) Kararın içeriği, d) Üyelerin imzaları) belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Madde 11/4).
IV. Kapanış Onayına Tabi Defterler
TTK’nın 64. Maddesinin 3. ve 5. fıkrası ile Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 15. Maddesi çerçevesinde 1) Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri (İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu), 2) Limited Şirket Müdürler Kurulu Karar Defteri (Tutuluyorsa) (İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu) ve 3) Yevmiye Defteri (İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için HAZİRAN AYI Sonu) kapanış onayına tabidir.
VI. Limited Şirketlerde “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” Açısından Kapanış Onayı (Ara Tasdik-Onay Yenileme İşlemi)
Limited şirketlerde "Müdürler Kurulu Karar Defteri" tutulması zorunlu değildir. Ticari Defterlere İlişkin TEBLİĞ'in 11.maddesine göre limited şirketler "Müdürler Kurulu Karar Defteri" ve "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" şeklinde iki defter tutmak yerine tek bir defter "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" tutarak müdürler kurulu kararlarını da bu deftere kaydedebilir. Limited şirketlerde sadece "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere" defteri tutulduğunda ve müdürler kurulu kararlarının da bu deftere kaydedildiği durumlarda bu defterin kapanış onayına tabi olup olmadığı konusunda Tebliğ'de açık bir hüküm bulunmamaktadır. Bu nedenle tek defter tutulduğunda bu defterin kapanış onayının yaptırılmaması, idari para cezası anlamında herhangi bir yaptırımla karşılaşmayacaktır. ANCAK hukuki uyuşmazlıklarda ticari defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olabilmesine ilişkin TTK hükümleri çerçevesinde değerlendirildiğinde; kapanış onayı yapılmadığı için hukuki uyuşmazlıkta defterler tacir lehine delil olarak kullanılamayacaktır. Bu durumda delil olamayacak defter sadece kapanışı yapılmayan "Genel Kurul toplantı ve Müzakere" defteri değil, tacirin tutması gereken tüm defterlerdir.
ÖNEMLİ: Dolayısıyla ileride ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlıklarda ticari defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olarak kullanılabilmesi için; "Müdürler Kurulu Karar Defteri" ve "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" şeklinde iki defter yerine tek defter tutulan limited şirketlerde "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere" defterinin (31.01.2021 tarihine kadar) kapanış onayının (ara tasdik-onay yenileme işleminin) yapılması gerekmektedir.
Öte yandan bir limited şirkette hem “Müdürler Kurulu Karar Defteri” hem de “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” tutuluyorsa “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” kapanış onayına tabi olmayıp, sadece “Müdürler Kurulu Karar Defteri”nin kapanış onayının yaptırılması yeterlidir.
V. Kapanış Onayı Yaptırılmamasının Sonuçları
a. Kapanış Onayı Yaptırmayanlara TTK’nın 562. Maddesinin 1. Fıkrasının C Bendi Gereğince İdari Para Cezası Hükmolunur.
Yevmiye defteri, anonim şirket yönetim kurulu karar defteri ve limited şirket müdürler kurulu karar defterinin kapanış onayının kanunda belirtilen sürelerde yaptırılması zorunlu olup, bu zorunluluğa uymayanlar TTK’nın 562. maddesine göre 2021 yılı için 10.242 TL idari para cezası ile cezalandırılacaktır.
b. Kapanış Onayı Yaptırmayanlar Ticari Defterlerini Kendi Lehlerine Delil Olarak Kullanamazlar.
Ticari defterlerin hukuki uyuşmazlıklarda tacirin lehine delil olarak kullanılabilmesi için 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na uygun şekilde tutulmuş olması zorunludur. Ticari defterlerin Kanun’a uygun tutulmasının varlığından söz edilebilmesi için üç şartın birlikte gerçekleşmiş olması gereklidir:
-
Tutulması zorunlu olan tüm ticari defterler eksiksiz olarak tutulmuş olmalıdır. Ticari defterlerin bir kısmının tutulmamış olması halinde, tutulan ticari defterler tacirin lehine değil, sadece aleyhine delil olarak kullanılabilir.
-
Tutulması gerekli ticari defterler usulüne uygun olarak tutulmuş olmalıdır (TTK m. 64/1).
-
Açılış ve/veya kapanış onayı aranan ticari defterlerde, bu onaylar yapılmış olmalıdır (TTK m. 64/3)
TTK’nın 64. maddesine göre, tacirlerin defterlerinin kendi lehlerine delil olarak kullanılabilmesi için defterlerinin kanuna uygun olarak tutulmuş olması gerekmektedir. Kapanış onayına tabi defterlerden sadece birine kapanış onayı işlemi yaptırılmamış olması defterlerin kanuna uygun olarak tutulmadığı anlamına gelmektedir. Bu nedenle kapanış onayına tabi olduğu halde, bir defterine kapanış onayı işlemi yaptırmayan tacir, ticari defterlerini hukuki uyuşmazlıklarda kendi lehine delil olarak kullanamayacaktır Bununla birlikte bu durumda tacirin defterlerindeki tacirin lehine delil olan kayıtlar dışındaki kayıtlar, defter sahibi tacirin aleyhine ya da hukuki uyuşmazlığın karşı tarafı lehine delil olma özelliğini korumaktadır.
c. Kapanış Onayı Yaptırmayanlar İflas Ettikleri Takdirde Taksiratlı Müflis Sayılırlar.
İcra ve İflas Kanunu’nun 310 maddesinin 5. fıkrası gereğince, kapanış onayı yaptırmayanlar iflas ettikleri takdirde taksiratlı müflis sayılırlar. Aynı zamanda Türk Ceza Kanunu’nun 162. maddesine göre iki aydan bir yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılırlar.
d. Kapanış Onayı Yaptırmayanların Konkordato Talepleri Reddedilir.
İcra ve İflas Kanunu’nun 286. maddesine göre, konkordato talep eden borçlunun İcra Tetkik Merciine vereceği konkordato projesine ekleyeceği cetvelde, Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu defterlerin hepsinin tutulmuş olup olmadıkları gösterilir. Defterlerine kapanış onayı yaptırmayan tacir, defterlerini Kanuna uygun tutmamış sayılacağından, konkordato talebi reddedilebilir.
e. Zayi Belgesi Alınabilmesi İçin Kapanış Onayı Yaptırılması Gereklidir.
Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesinin 7. fıkrasında, “Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir.” hükmü ile bu afetlere maruz kalan tacirin zayi belgesi alması öngörülmüştür. Böylece mahkeme tarafından ticari defterlerin istendiği durumda, tacir zayi belgesini ibraz edecektir.
Ancak, Yargıtay 11. Hukuk Dairesinin 20.11.1992 Tarih ve E.1991/3729, K.1992/10671 Sayılı Kararı ile “ticari defterlerini onaylatmayan tacirlerin Türk Ticaret Kanunu’nun 68 inci maddesinin 4 üncü fıkrasında sözü edilen zayi belgesini alma imkânları bulunmamaktadır.” demek suretiyle kapanış onayı yaptırmayan tacirlerin zayi belgesi alamayacaklarını hükme bağlamıştır.
VII. Sonuç
Yukarıda yapmış olduğumuz açıklamalarımızdan da anlaşılacağı üzere, kapanış onayına tabi defterlerin kapanış onayı işlemlerinin yaptırılmamasının hukuki sonuçları ağırdır. Ayrıca yevmiye defteri, anonim şirket yönetim kurulu karar defteri ve limited şirket müdürler kurulu karar defterinin kapanış onayının kanunda belirtilen sürelerde yaptırılması zorunlu olup, bu zorunluluğa uymayanlar TTK’nın 562. maddesine göre 2021 yılı için 10.242 TL idari para cezası ile cezalandırılmaktadır.
Bu nedenle kapanış onayı işlemlerinin yaptırılması hususunda özen gösterilmesi ve şirketlerin; yevmiye defterlerinin, anonim şirket yönetim kurulu karar defterlerinin, limited şirket müdürler kurulu karar defterlerinin kapanış onayını (ara tasdik-onay yenileme işlemini) kanunda belirtilen sürelerde yaptırmaları yerinde olacaktır.
Bu kapsamda;
Anonim ve limited şirketlerde yevmiye defterinin kapanış onayının 30.06.2021 tarihine kadar,
Anonim şirketlerde yönetim kurulu karar defterinin ve limited şirketlerde (tutulması zorunlu olmadığı halde tutuluyorsa) müdürler kurulu karar defterinin kapanış onayının (ara tasdik-onay yenileme işleminin) 31.01.2021 tarihine kadar, yaptırılması gerekmektedir.
Limited şirketler, ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutmak yerine tek bir defter (genel kurul toplantı ve müzakere defteri) tutuyor ve müdürler kurulu kararlarını da bu deftere kaydediyorsa, söz konusu defter (genel kurul toplantı ve müzakere defteri) için kapanış onayı (ara tasdik-onay yenileme işlemi) yaptırılması zorunlu değildir. Diğer bir ifade ile bu limited şirketlerde genel kurul toplantı ve müzakere defterine kapanış onayı yaptırılmaması halinde idari para cezası yaptırımı uygulanamayacaktır. Ancak ileride çıkması muhtemel hukuki uyuşmazlıklarda sorun yaşanmaması ve defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olarak kullanılabilmesi adına tek defter olarak Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri tutan limited şirketlerin bu defter için 31.01.2021 tarihine kadar kapanış onayı (ara tasdik-onay yenileme işlemi) yaptırmaları faydalı olacaktır.
